Cinco tips para un PowerPoint efectivo

¿Qué haces? Diseño PowerPoints. No, no es que hayamos abierto una puerta al pasado ni se nos haya colado un post de un viejo blog, no os asustéis. Tampoco estamos hablando de esos PowerPoints que os desean la felicidad absoluta después de ser reenviados a veinte de tus amigos o todo lo contrario te ocurrirá. Pero, en un mundo en el que vender tu idea y convencer a una audiencia de tu proyecto es una batalla entre los mejores en toda regla, el apoyo visual en presentaciones, charlas o concursos es algo a tener muy en cuenta.

En gpmess el proceso de realizar una presentación es igual de conjunto que la mayoría de las cosas. Aquí somos un equipo para todo y hacemos encajar las piezas del puzzle lo mejor posible. Partiendo de una idea global y un tiempo definido, se realiza un esquema de qué queremos contar, quién va a ser el público y sus intereses y qué queremos que la gente se lleve después de que terminemos. Y es que no es lo mismo presentar durante 15 minutos ante unos inversores, que tener una hora y media ante un público poco especializado o tener 5 minutos para sorprender a un jurado que lleva tres horas escuchando las mismas historias.

Hay mucho escrito sobre cómo diseñar una presentación que impacte, mil consejos que probablemente acaben contradiciéndose entre ellos, y yo tampoco es que sea nadie como para ir sentando cátedra, pero os contaré cinco consejos que nos funcionan a nosotros:

– Un concepto por slide
Un clásico que a veces se olvida. Da igual que tengas cinco minutos y 25 slides si son necesarias. No me refiero a que cada una sea un dato, ni un hito, ni un único ejemplo, pero si estamos hablando tal vez de nuestro modelo de negocio, no hay que llenar la pared de letras, datos, flechas, posibilidades y demás que líen más lo que estás explicando que aclararlo. Y lo mismo si hablas de ejemplos de uso, no intentes acumularlo todo para que parezca que tu presentación es más corta, no lo es, es más complicada de seguir.

– Letras grandes, imágenes más grandes, pero el minimalismo también funciona
La regla de Guy Kawasaki (en general, su libro ‘El arte de empezar‘ es una buena referencia) de 10 slides, 20 segundos y nada a menos de 30 puntos de tamaño, puede que no nos encaje en tiempo y forma, pero es irremplazable en cuanto al tamaño de los caracteres. Todo lo que no se lea desde lejos, no vale. Todo lo que haga a la gente esforzarse por saber qué dice, no merece la pena el esfuerzo. Hay que usar fuentes de buen tamaño, y acompañarlas de imágenes o fondos que destaquen o refuercen la idea que queremos mostrar. De todos modos, nosotros tiramos bastante del minimalismo, jugar con los espacios vacíos y los fondos blancos y es otra manera igual de válida de hacer que destaque lo que nos interesa. Al final, el estilo de cada uno es personal y hay que adaptarlo a los recursos que se tienen y el guión preestablecido para cada evento.

ZZZ

– Es un apoyo visual, no vale nada sin la charla
Cualquiera de nuestras presentaciones, sin la voz de Javi, Bada o Paula contando una historia a la vez, carece de sentido. Si se apagase el proyector, se transmitiría igual, pero ya que lo tenemos, hay que aprovecharlo para resaltar lo que queremos. A no ser que seas un excelente orador, siempre es mejor dirigir la mirada de las personas un poco lejos de ti para calmar los nervios y con sus ojos puestos en la pantalla, tus ideas quedarán marcadas con más fuerza en su cabeza si has sabido elegir las imágenes correctas.

– Intenta hacer reír
No sólo la charla debe ser amena (¡cuidado con la hora de la siesta y los tonos de voz monótonos, eso no te lo salva ni la mejor Keynote!) sino que la presentación también puede hacer algún guiño gracioso que luego se vaya a recordar. Contamos con que nadie se acordará de los datos que había sobre el crecimiento del mercado de los smartphones en España, pero tal vez sí de que nuestro muñeco iba cambiando en cada situación y pasaba de avisar a la gente a la entrada de un cine a salir volando agarrado a un globo con el símbolo del euro.

– Haz presentaciones portables
A la segunda aprendes esto, no hay duda. La primera vez que vas a un sitio y te das cuenta que tu archivo .ppt ocupa tantos megas como para tener que ir una hora antes a pasarla al ordenador del evento; o que utilizaste una fuente muy chula que sólo tú tenías en tu ordenador y no está en el de la charla y se te ha descolocado todo con cosas que incluso no se leen; o que por el motivo que sea el PowerPoint no funciona y te quedas a cuadros… ¡aprendes a tener un plan B! Aligera el peso de todos los archivos que uses, si quieres usar fuentes fuera de lo común crea imágenes con Photoshop y después úsalas, lleva copias de esas imágenes para pasarlas una a una si no funcionara el programa y ten el archivo siempre a mano en una carpeta de Dropbox o similares. Si lo llevas todo atado, irás más tranquilo.